Comment réussir sa présentation à distance

“Houston we’ve had a problem”. Tout le monde connait ce message envoyé à la terre par Jack Swigert pour expliquer la situation dans laquelle se trouvait l’équipage d’Apollo XIII le 13 avril 1970 alors qu’une explosion vient de paralyser leur vaisseau. Il est certain que dans ce cas précis, il fallut faire preuve de sang-froid et de clarté pour aller droit au but dans cette communication d’urgence à distance.

Fort heureusement, vous n’allez vraisemblablement pas vous retrouver dans cette situation. Mais communiquer à distance par l’intermédiaire d’une webcam requiert pourtant quelques ajustements comparés à un rendez-vous en chair et en os. En effet, les raisons qui motivent ce type de présentations sont globalement liées à l’éloignement des participants et au temps. C’est autour de ces 2 facteurs que nous allons voir ensemble quelques règles indispensables pour réussir vos prises de parole en visioconférence.

Un environnement rassurant au bureau ou chez vous

Vous serez confrontés à 2 situations d’environnement : le bureau ou chez vous. Contrairement à ce que l’on peut penser, le bureau n’est pas forcément le plus facile à scénographier. La raison vient de la simple idée qu’on est au bureau, et que par définition c’est l’environnement de travail où l’on reçoit d’habitude ses clients. On se dit alors qu’on est forcément dans la plaque. Que nenni ! Quoi de plus banal qu’un morceau de dossier de fauteuil sur un fond de mur plus tout à fait blanc, laissant apparaitre un vieux planning de 2015 scotché de travers ? Et le pauvre yucca assoiffé essayant de cacher la fontaine à eau, pas mieux !

D’autant que ça n’a rien à voir avec les locaux qui sont surement très sympa. C’est juste une question de cadrage. Et chez vous ? A moins que vous ne fassiez les erreurs que l’on voit souvent, comme un arrière-plan flanqué d’une étagère sur laquelle trône un Oui-Oui décrépit, entouré d’une horde de schtroumpfs pas plus en forme, ou une contreplongée sur la superbe suspension du coin bureau qui viendra, une fois installé vous servir de couvre-chef, en général vous faites mieux. Pourquoi ? Parce que c’est chez vous pardi, et que pour ne pas dévoiler votre intimité ou l’inverse, vous y réfléchissez. Au bureau ou chez vous, choisissez le bon endroit pour laisser apparaitre dans le cadre un environnement rassurant, qui raconte quelque chose.

Mais avant tout, essayez de trouver un fond plutôt sombre qui mettra en valeur votre visage. Si possible placez-vous à au moins 2m de votre arrière-plan, pour éviter l’effet cellule.

ASTUCE DE PRO : Vous avez déjà vu des making off de film, et vous avez surement remarqué qu’en dehors du cadre de la caméra, c’est un sacré foutoir. En visioconférence, c’est la même chose, donc n’hésitez pas à créer cet espace de toute pièce avec ce que vous avez sous la main, ce qui compte c’est ce que l’on voit dans le champ, pas ce qu’il y a autour.

Apparaitre lumineux devant l’écran

Ce conseil dépend en partie du précédent. Vous vous souvenez certainement de cette prise de parole dans l’urgence de notre président, presque dans le noir. Un coup de com peut-être, mais quoiqu’il en soit, c’est cet aspect qui a retenu l’attention plus que son discours lui-même. En effet, comme dans une présentation, il faut éviter tout ce qui détourne du sujet principal, c’est-à-dire vous.

Soignez la lumière, soyez lumineux, vos interlocuteurs vous écouteront avec plus d’attention. Pas besoin d’un matériel de studio professionnel, mais mettez la patate avec ce que vous pouvez. Le plus simple étant de vous mettre devant une fenêtre mais sans soleil pour éviter à votre webcam de paniquer au moindre passage de nuage, et de vous éblouir. Pas de fenêtre ? Prenez plusieurs lampes jusqu’à ce que vous soyez plus lumineux que votre arrière-plan. N’oubliez pas, tout ce qui est hors champ est invisible, alors tant pis si votre installation vous fait passer pour un marchand de luminaires auprès de votre entourage. Pourquoi autant de lumière ? C’est un peu technique, mais sachez que moins il y a de puissance (sans en mettre trop) plus votre image sera granuleuse et dégradée.
ASTUCE DE PRO : Pour créer un peu de volume, mettez sur votre droite un peu plus de lumière qu’à gauche.

Préparer les différents médias avant la visio-conférence

Vous avez en général une présentation à faire, et pour cela vous allez utiliser le partage d’écran. Evidemment, vous devez éviter de partager votre bureau sur lequel est encore ouvert sur une page web la recette des quenelles sauce Nantua. Heureusement dans la plupart des solutions de visioconférence vous pouvez choisir la fenêtre que vous voulez partager. Si ce n’est pas le cas, changez de logiciel de visioconférence, vous éviterez les imprévus. Mais ce qui est merveilleux, c’est que si vous devez présenter différents médias, utilisant différents logiciels ou plusieurs pages web, vous pouvez tout préparer à l’avance, et devenir le chez d’orchestre de votre présentation, beaucoup plus facilement qu’en rendez-vous physique.

Ouvrez tous les médias dont vous avez besoin sur votre bureau, puis pendant votre call, jonglez avec les différents éléments qui illustrent votre présentation.

ASTUCE DE PRO : Avant de commencer votre réunion à distance, répétez plusieurs fois les manipulations nécessaires pour être parfaitement à l’aide en live.

Annoncer la couleur à votre interlocuteur

N’oubliez pas que tout ce qui n’est pas dans le champ de votre webcam est invisible, et du même coup tout ce que vous faites non plus. Vous devez alors prévenir vos interlocuteurs de tout ce que vous faites et qu’ils ne peuvent pas voir. En effet, dans un rendez-vous physique tout le monde vous voit vivre et tous vos gestes ont une signification. Vous sortez votre laptop de votre sac, et tout le monde comprend qu’il faut attendre avant que vous commenciez. Votre main manipule la souris pour fermer votre présentation et ouvrir un autre média, ils saisissent que quelque chose va changer à l’écran. Bref autant de codes visuels qui préviennent l’assistance de vos actions. En visioconférence, ce n’est pas le cas. Prévenez dès le début que vous allez présenter plusieurs médias, et que vous les préviendrez quand ce sera le cas, ou que vous ferez un break parce que vous attendez un colis ou encore qu’il soit possible que vous soyez dérangé par votre fils de 5 ans. Rien n’est grave si vous les mettez au courant.

ASTUCE DE PRO : Si les informations que vous échangez ne sont pas confidentielles, utilisez plutôt le micro et le haut-parleur de votre PC plutôt qu’un casque. Si vous n’êtes pas seul chez vous, cela permettra de signifier à votre entourage que votre visioconférence a commencé.

 

Tout cela demande un peu de travail, mais la visioconférence va certainement devenir de plus en plus habituelle. Des solutions vont se développer pour vous permettre de simplifier ces échanges, et vous pouvez déjà flouter votre arrière-plan, ou le modifier en le remplaçant par une image. Mais tous ces conseils resteront d’actualité car ils font tous appel à la même règle qu’il s’agisse de votre image ou des médias que vous présentez, c’est de prendre en considération vos interlocuteurs ou votre public pour l’aider à vous comprendre le plus clairement possible.

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